Jak podejmować decyzje w biznesie?

W działalności przedsiębiorczej, tak na etapie tworzenia nowego przedsięwzięcia, jak i już w czasie funkcjonowania firmy, istnieje potrzeba podejmowania wielu decyzji. Niektóre z nich mają podstawowe znaczenie, a rozstrzyganie ważnych spraw na podstawie intuicji zwykle obarczone jest dużym błędem. Warto więc przy istotnych kwestiach zastosować metody wspomagające proces decyzyjny i zwiększające szanse podjęcia decyzji najlepszej w danej sytuacji dla przedsiębiorcy i przedsiębiorstwa.

Czym jest analiza swot?

Analiza SWOT to jedna z najpopularniejszych technik analitycznych, służąca do porządkowania informacji i wspomagania procesu podejmowania decyzji. Może być wykorzystana w planowaniu nowego przedsięwzięcia, w budowie strategii firmy, a także w poszczególnych obszarach funkcjonowania przedsiębiorstwa, jak np. w produkcji, marketingu, finansach, w analizie projektów i rozwiązań biznesowych.

Analiza SWOT nosi swoją nazwę od angielskich słów Strengths, Weaknes-ses, Opportunities, Threats i uwzględnia silne i słabe strony danego przedsięwzięcia, a także istniejące szanse i zagrożenia. Mocne strony (czynniki wewnętrzne pozytywne) stanowią atuty, przewagi i zalety, natomiast słabe strony (czynniki wewnętrzne negatywne) wskazują na wszystko, co jest słabością, barierą lub wadą. Szanse (czynniki zewnętrzne pozytywne) oznaczają wszystko to, co wykorzystane w odpowiedni sposób doprowadzi do korzystnej dla firmy zmiany, zaś zagrożenia (czynniki zewnętrzne negatywne) to czynniki, które stanowią bariery, utrudnienia, dodatkowe koszty czy nawet niebezpieczeństwo zmiany niekorzystnej.

Zasady analizy swot

Analizę taką wykonuje się zwykle na kartce papieru podzielonej na cztery części lub w tabeli o dwóch wierszach i dwóch kolumnach, oznaczając lewą górną część literą S (strengts – silne strony), prawą górną literą W (weaknesses – słabe strony), lewą dolną literą O (opportunities – szanse) i prawą dolną literą T (threats – zagrożenia). W każdą część wpisywane są odpowiednie czynniki. W ten sposób powstają cztery listy: silnych i słabych stron oraz szans i możliwości. Warto przy tym poszczególne czynniki wpisać nie w dowolnej kolejności, ale według ich wagi i znaczenia dla analizowanego przedsięwzięcia.

Przy prowadzeniu analizy należy kreatywnie i z wyobraźnią podejść do formułowania odpowiedzi na poszczególne pytania. Można analizę podjąć wielokrotnie oraz poprawiać i uzupełniać wpisy, a także prosić inne osoby o pomoc i krytyczne spojrzenie. Należy przy tym rzetelnie i szczerze odpowiadać na pytania i nie unikać trudnych odpowiedzi. Oszukiwanie samego siebie jest rzeczą mało pożądaną w biznesie.

Należy pamiętać, że analiza SWOT powinna być należycie przygotowana, aby jej wyniki przyniosły oczekiwane korzyści. Trzeba przede wszystkim dobrze zdefiniować problem, jaki zostanie poddany analizie. Warto także zebrać wszystkie informacje potrzebne do przeprowadzenia analizy. Powinny one być możliwie szczegółowe. Jeżeli będą zbyt ogólne lub niekompletne, analiza prowadzić będzie do błędnych wniosków i trudno będzie osiągnąć zamierzony cel.

Analiza SWOT nie jest celem samym w sobie, ale środkiem i metodą wspomagającą podejmowanie decyzji oraz pomagającą w lepszym rozumieniu czynników, mających wpływ na rozwiązania biznesowe. Dlatego po niej powinna nastąpić synteza uzyskanych informacji i opracowanie planu działania, który prowadzić będzie do osiągnięcia postawionego celu, a także zapewnienia odpowiednich zasobów, gwarantujących skuteczne wprowadzenie planu w życie.

Przykład analizy swot

Rozważmy zagadnienie tworzenia nowego przedsięwzięcia przez młodego inżyniera w postaci firmy z branży IT. Wśród silnych stron wymienić można: dobrą wiedzę na temat sektora i wiedzę zawodową, doświadczenie pracy podczas studiów, pomysł na nowy innowacyjny produkt i dobrą sieć kontaktów zawodowych. Słabe strony to: brak doświadczenia biznesowego, mała wiedza z przedsiębiorczości i zarządzania, niewielkie zasoby finansowe na rozpoczęcie działalności i lokalizacja w małej miejscowości, w dużej odległości od potencjalnych klientów.

Szanse nowego przedsięwzięcia to: podjęcie działalności na rosnącym, rozwijającym się rynku, stosunkowo słaba konkurencja, duża zyskowność planowanej działalności i możliwość wejścia na rynki zagraniczne z powodu nowoczesności rozwiązania i konkurencyjnej ceny ze względu na niższe niż w innych krajach koszty. Wśród zagrożeń przedsięwzięcia wymienić można: stosunkowo niską barierę wejścia dla nowych firm ze względu na niskie koszty rozpoczęcia działalności, zagrożenie konkurencji cenowej ze strony podobnych firm, szybka utrata przewagi konkurencyjnej ze względu na stały postęp technologiczny, a także rosnące koszty pracy.

Szersze wykorzystanie wyników analizy

Analiza SWOT pozwala na stworzenie obrazu sytuacji przed rozpoczęciem planowanego przedsięwzięcia. Warto w trakcie analizy, kiedy każde zagadnienie rozważane jest bardzo szczegółowo, przedstawione skrótowo w tabeli czynniki opisać znacznie dokładniej, aby utrwalone zostały wszystkie przemyślenia, istotne wątpliwości, uwagi, obserwacje i wnioski dotyczące każdego analizowanego zagadnienia. Chodzi o to aby, później, w czasie realizacji przyjętej koncepcji, kiedy będzie do wykonania wiele pilnych zadań, przedsiębiorca nie zapomniał o niczym, co istotne i aby nie okazało się to brzemienne w skutkach dla realizowanego przedsięwzięcia.

Zródło:
Ministerstwo Rozwoju Regionalnego
Departament Zarządzania Europejskim Funduszem Społecznym